Depois que você decidiu assumir as rédeas da sua vida financeira, e já pode dizer “tenho um controle financeiro”, é hora de começar a registrar suas movimentações financeiras. É exatamente nesse momento que muitas pessoas se embaraçam e desistem. Isso porque elas não tem um roteiro de como fazer isso.
Apesar de não ser uma coisa difícil, tem sim um jeito mais simples e ordenado de fazer, para evitar retrabalho depois.
Mas, antes de mais nada, precisamos ter em mente qual o no nosso OBJETIVO no controle financeiro. Quais informações quero extrair dele?
Resumidamente, nesse controle posso saber ONDE ESTÁ e PARA ONDE VAI o meu rico dinheirinho.
Mas não seria suficiente pegar o extrato das contas e somar? Depende. Somando você consegue saber o saldo, o quanto ganhou e o quanto gastou, mas não sabe DE ONDE VEIO e PARA ONDE FOI o dinheiro que passou por ali. Por isso, é tão importante o controle financeiro.
Para te ajudar a fazer um bom controle financeiro, vamos listar 5 pontos que você deve observar na implantação dessa nova rotina no seu dia a dia. Você vai perceber que não é complicado. Então, vamos lá?
1. Faça a parametrização do seu controle financeiro
Independente do controle que você escolheu, seja uma planilha eletrônica, um aplicativo ou um controle manual, sempre será necessário alguma personalização para que esse controle seja adaptado à você e às suas necessidades.
Essa parte é mais mais simples no controle de papel, porque basta você imprimir uma folha modelo ou organizar um caderno, anotar o mês, e começa a registrar ali conforme já ensinamos aqui.
Para quem vai utilizar aplicativo ou planilha eletrônica, é importante saber que cada um tem o seu próprio formato, e normalmente eles têm tutoriais que ensinam os usuários nos primeiros passos. Independente de qual aplicativo você vai escolher, é importante que, antes de começar a registrar suas operações, você cadastre as categorias de despesas e receitas, de acordo com o que deseja visualizar depois nas análises posteriores.
Aplicativos que já tem categorias pré definidas
Aí você pode me dizer: “ah… o aplicativo que eu baixei já tem as categorias pré definidas”. Ok, isso pode ser uma boa base para você começar, mas, nesse caso, é importante que você revise essas categorias. Isso porque pode ser que ali tenham categorias que não se aplicam a você e que faltem outras que te são importantes . Assim, revisar e ajustar as categorias é o que se deve fazer primeiramente.
Lembrando que isso vale tanto para aplicativos como para planilhas eletrônicas.
Se você não pensar direitinho nisso antes de começar, vai ter bastante trabalho depois. Imagine ter lançado um monte coisa em determinadas categorias e depois querer modifica-las.
Por exemplo, algumas pessoas utilizam a categoria ALIMENTAÇÃO para registrar tudo o que se refere a consumo de alimentos, tanto os comprados em supermercados, como aqueles consumidos em restaurantes, lanchonetes, etc. Isso não está errado, desde que seja essa informação que você queira ver ao analisar suas finanças. Mas, imagina que você é uma pessoa que sai muito para comer fora e quer saber exatamente quanto está gastando nessas saídas. Nesse caso, você terá que criar duas categorias, uma para SUPERMERCADO e outra para RESTAURANTES.
Entende qual é o princípio? Tudo depende do que você quer ver no final para poder analisar suas finanças. Por isso é importante adequar as categorias para sua necessidade e realidade.
2. Crie o hábito de registrar tudo no controle financeiro que você escolheu
Uma vez iniciado o controle, você não deve omitir nada, mas registrar 100% das movimentações. Se você não fizer isso, o resultado não será confiável.
Imagine se o banco te passasse o extrato de sua conta pela metade, omitindo parte da movimentação? Você poderia confiar no saldo apresentado? É claro que não!
A melhor maneira de registrar tudo é tentar tornar isso num hábito, não deixando acumular. Quando os lançamentos no controle se acumulam, as pessoas tendem a procrastinar e abandonar a empreitada.
Nesse sentido os aplicativos são mais vantajosos em relação ao controle manual e em planilha eletrônica, porque, como nosso celular já faz parte do nosso corpo, estamos com ele o tempo todo. Logo, quando acontece alguma movimentação (fizemos um gasto ou recebemos algum dinheiro), podemos de imediato lançar no aplicativo do celular. Assim o trabalho não se acumula e fica mais leve fazer o controle.
3. Use os campos de Observação ou Descrição para detalhar as suas transações
Todo controle financeiro, seja aplicativo, papel ou planilha eletrônica, tem um campo para observações ou descrições, que serve exatamente para você anotar detalhes da movimentação. Então, tente padronizar o tipo de informação que você vai registrar ali, para nunca esquecer o que deve anotar. Por exemplo, anote quem recebeu o dinheiro, o que você comprou, qualquer informação que vai ser útil para você se lembrar depois do que foi a operação.
Vamos usar novamente o exemplo de alimentação fora de casa. Quando você faz um gasto desse tipo, você irá registrar na categoria ALIMENTAÇÃO ou RESTAURANTE. Ok, o registro no campo de CATEGORIA foi feito corretamente. Mas, se você não registrar nada no campo de OBSERVAÇÃO ou DESCRIÇÃO, o que acontecerá no final do mês, quando você for analisar os seus gastos? Imagina se essa categoria de RESTAURANTE apresentar um valor alto. Você vai querer saber os detalhes: onde eu gastei isso tudo? Qual restaurante? Se você não registrou essas informações nos seus lançamentos, você só vai poder contar com sua memória.
4. Cheque os saldos do seu controle financeiro e confira se lançou tudo
Depois de registrar todos os lançamentos, faça a conciliação dos lançamentos, que é conferir se os saldos apresentados no seu controle batem com os saldos dos seus extratos bancários e com o dinheiro que sobrou na sua carteira.
Por que isso? Tudo o que você recebe e o que gasta passa pela sua conta bancária ou pela sua carteira. No final do mês, sua conta bancária e sua carteira vão apresentar algum saldo. Se você registrou todas as transações no seu controle financeiro, ele será um “espelho” da sua conta bancária e sua carteira. Ou seja, toda a movimentação de dinheiro que passou na sua carteira e na sua conta bancária terá sido registrada por você em seu controle financeiro. Logo, os saldos dos extratos mais o que sobrou na carteira têm que ser os mesmos valores apresentados no seu controle financeiro.
Investigando as divergências
Havendo divergência entre o seu controle e os saldos do banco e carteira, você deve investigar-la para tentar descobrir o que aconteceu.
Eis algumas razões para as divergências nos saldos:
- Pendências nos lançamentos – ou seja, você esqueceu de lançar alguma coisa.
- Registro com valor errado por erro de digitação (inversão nos números digitados, por exemplo).
- Lançamentos de receitas em categoria de despesa e vice versa.
Se você usa planilhas, atenção para a integridade das fórmulas, porque acontece com frequência de ocorrer digitação em células com fórmulas, linhas e colunas importantes serem apagadas, e isso vai afetar diretamente nos resultados.
Uma dica, se você usa planilhas, é sempre manter um backup, salvando com um novo nome a planilha do mês seguinte. Assim, se você perceber que danificou alguma coisa, só precisa recuperar a planilha original e refazer o mês corrente.
É importante que você incorpore na sua rotina esse trabalho de conferência. O ideal é estabelecer um dia da semana ou do mês para fazer isso, até que se torne automático.
5. Analise os resultados
Essa é a parte mais legal e é o motivo da gente fazer o controle financeiro. Lembra que no início falamos que nosso objetivo era saber DE ONDE vinha e PARA ONDE ia nosso dinheiro? Agora é hora de analisar os números e ter as respostas para isso.
Então, se não analisar o resultado do controle não terei cumprido o propósito essencial de sua existência, que é me ajudar a administrar as minhas finanças pessoais.
Segue então algumas dicas para análise dos números. Compare os valores de um mês para o outro e veja:
- O saldo de caixa está aumentando ou diminuindo? Por que?
- Tem sobrado dinheiro no fim do mês? Se sim, você está investimento esse valor? Está constituindo reserva de emergência?
- Qual o comportamento das suas receitas, estão aumentando, reduzindo ou estão estáveis? Será que preciso correr atrás de novas fontes de renda?
- Como estão se comportando cada categoria de despesa? Será que estou aumentando meus gastos sem perceber?
- Será que tem alguma coisa que posso fazer para reduzir minhas despesas? Qual das categorias de despesa que posso diminuir?
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Se você tiver o hábito de analisar suas despesas, com o tempo vai conhecer seus hábitos de consumo, e vai rapidamente perceber necessidades de ajuste.
Também vai ficar mais fácil saber quanto precisa juntar para constituir uma reserva de emergência, e se vai precisar tomar alguma medida mais radical em momentos de crise.
Bem, espero ter ajudado você. Não desista! Se ficou alguma dúvida comente aqui.
