Muitas pessoas tem dúvida de como fazer a conciliação do seu controle financeiro, outras acham que não tem necessidade de se fazer isso, e ainda outras nem sequer sabem do que se trata o termo “conciliação” no ambiente de controle financeiro.
Mas de fato o que é uma conciliação?
O que significa conciliar
De acordo com o dicionário Léxico de Português, conciliar é “fazer com que fiquem de acordo; harmonizar ou adaptar”.
No financeiro, conciliar é tomar um controle e compará-lo com outro, para verificar se as informações correspondem entre si, e assim possamos ter a certeza de que estão corretos. É uma prova dos nove para nos dar segurança a respeito das informações que estamos usando.
Nós que somos contadores estamos muito familiarizados com esse termo, porque todas as contas contábeis devem ser “conciliadas”. Um contador deve analisar cada conta contábil, verificando a adequação dos saldos ali apresentados, bem como sua movimentação. Assim ele se certifica de que o resultado do seu trabalho esteja correto e confiável.
Como conciliar
Todo “controle auxiliar” deve ser conferido com uma fonte externa, para que possamos dizer que apresenta saldos corretos. Por que uma fonte externa? Porque, se compararmos dois relatórios do mesmo controle financeiro, estamos comparando duas coisas iguais, vistas de maneira diferente.
Então se não fizermos essa confrontação dos dados apresentados no nosso controle financeiro com informações de fonte externa, corremos o risco de gastar um tempão digitando lançamentos em um aplicativo ou planilha, e no final, o saldo não fazer o menor sentido, não sendo, portanto, confiável. Nesse caso, como poderíamos confiar nas informações para analisarmos o resultado das nossas finanças?
Conciliação bancária
A conciliação mais famosa é a conciliação bancária. Talvez muitos de você possam ter ouvido falar dela, e até mesmo já fazem ela, sem saber que tem esse nome.
A conciliação bancária consiste em tomar as informações de movimentação e saldo das contas bancárias, apresentadas pelo nosso controle financeiro, e compará-las com extratos bancários.
Assim, se o meu banco (fonte externa), através do extrato bancário, está me informando aquela movimentação e saldo, e meu controle financeiro está dizendo a mesma coisa, passo a ter segurança de que as informações contidas no meu controle financeiro, com relação à movimentação de banco, estão corretas.
Conciliação bancária feita em controle financeiro de aplicativos
Alguns aplicativos tem até formulários próprios para fazer isso que facilitam muito no processo. Isso porque no aplicativo você faz o controle por conta, e pode checar lançamento por lançamento com o extrato.
Dependendo do aplicativo que você usar, pode ser possível importar o extrato bancário e o próprio aplicativo compara os lançamentos do extrato com os do seu controle financeiro, apontando apenas o que está divergente, para que você possa investigar as divergências e eventualmente corrigir o que for preciso.
Conciliação bancária feita em controle financeiro de planilhas eletrônicas
O processo de conciliação na planilha é um pouco mais trabalhoso, e melhor é fazer em períodos de tempo mais curtos, tipo semanalmente, para não ficar ainda mais difícil.
Você deve comparar o saldo apresentado na sua planilha saldo do extrato. Se não bater, compare lançamento por lançamento com a movimentação apresentada no extrato, a fim de encontrar o motivo da divergência. Pode ser que você esqueceu de lançar alguma coisa no seu controle financeiro, ou digitou errado o valor (erro de digitação), etc.
Conciliação bancária feita em controle financeiro manuais
Se você é um adepto do controle manual, a dica é fazer a conciliação diariamente (ou sempre que houver movimentação). Isso para não juntar e ficar tão complexo e demorado, o que pode te levar a desistir de fazer o controle.
Assim, toda vez que realizar lançamentos, apure o saldo em seu controle manual e compare-o com o saldo dos extratos bancário.
A dica é não deixar acumular para não se tornar um processo muito chato, pois a ideia é que isso faça parte de sua rotina.
Conciliação da movimentação de caixa
Até agora falamos da conciliação da movimentação e saldo das contas bancárias. Mas, e se você é daqueles que saca o dinheiro, coloca na carteira e vai pagando suas despesas em dinheiro vivo?
Esse dinheiro que fica na carteira, ou na gaveta, ou em qualquer outro lugar….. e por falar nisso, deixa eu fazer um parênteses para te contar algo interessante.
O que é caixa
Certa vez, atendendo à uma empreendedora, lhe perguntei se ela tinha algum dinheiro em caixa na empresa dela. Ela imediatamente respondeu que não. Eu insisti, perguntado: “nada, não guarda dinheiro numa gaveta, para pagar pequenas despesas, esse tipo de coisa?”. Ela confirmou que não. Então entendi que todas as contas eram pagas somente pela conta bancária.
Depois de alguns dias, quando fomos fazer a primeira conciliação, verifiquei que no controle financeiro dela havia muitos outros lançamentos além das movimentações apresentadas nos extratos bancários. Assim, percebi que ela tinha sim um caixa na empresa.
Novamente perguntei, e ela insistiu em me disse que não tinha nenhum caixa. Então, perguntei como ela pagou aquelas despesas que estavam no controle financeiro, já que não tinham correspondência nos extratos bancários. Ela me respondeu: “paguei com o dinheiro que eu saco do banco e deixo dentro do patinho de louça que tenho aqui”.
Imediatamente reagi: “esse é o seu caixa! Por que você disse que não tinha caixa?”. Ela me respondeu: “você me perguntou de caixa, de dinheiro em gaveta, eu não tenho isso. Só tenho dinheiro guardado no patinho. Você não me perguntou do patinho”.
Conciliando o caixa
Voltando então para nossa conciliação de caixa, quero só me certificar que estamos todos entendendo o que é caixa. É aquele dinheiro que você guarda em algum lugar (gaveta, carteira, bolsa, patinho, etc.), e que serve para pagar as pequenas despesas.
Lembra que eu falei que para conciliar, você precisa comparar as informações do seu controle financeiro com uma fonte externa?
Pois é, no caso do banco, falamos que a fonte externa é o extrato bancário. Mas qual é a fonte externa do caixa? É o próprio dinheiro que sobrou no caixa.
Se você registrou toda a movimentação do caixa no seu controle financeiro, ele vai apresentar um saldo de caixa, que deve ter o valor igual ao que sobrou no seu caixa.
Então, basta você contar o dinheiro que está no seu caixa e esse valor será o que você deve comparar com o saldo do seu controle financeiro.
Havendo divergência entre as duas informações, você deve investigar para saber o que aconteceu, exatamente como falamos no caso dos bancos (ver se esqueceu de lançar alguma coisa, se lançou com valor errado, etc.).
Espero que tenha ajudado você. Conta para a gente se gostou, e se tiver dúvidas deixa aqui nos comentários.
