Pode parecer uma coisa muito elementar, mas o controle de contas a pagar é um dos principais instrumentos para a gestão financeira de uma empresa. As informações que você tem ali dão suporte ao gestor na tomada de decisão, incluindo a apuração da necessidade de capital de giro.
Uma pesquisa do SEBRAE intitulada “Educação Financeira do Micro Empreendedor Individual – MEI”, de maio de 2018, mostrou que 34% dos MEI não costuma acompanhar o saldo de caixa ou faz isso no máximo uma vez por mês. Além disso, mais de 77% desses empreendedores nunca fez um curso de treinamento na área de administração financeira.
É claro que estamos falando de um grupo específico de empreendedores, os MEIs, mas isso nos dá uma ideia de como é a cultura no que se refere a gestão financeira entre os empreendedores brasileiros.
Entre os controles financeiros básicos, o contas a pagar evidencia o montante dos seus compromissos a vencer como: compras a prazo, impostos a recolher, despesas operacionais e financeiras.
Por isso, esse controle está na lista dos instrumentos básicos para uma boa gestão financeira. Então, não subestime a sua importância!
Vamos conhecer um pouco mais desse importante controle!
Fazendo uma analogia a uma receita de bolo, vou te apresentar o controle de contas a pagar listando os “ingredientes necessários” para sua elaboração e seu “modo de preparo”, que vamos chamar aqui de “modo de uso”. Além disso, também vou incluir o “relacionamento” que ele tem com os outros controles financeiros básicos.
Ingredientes para o controle de Contas a Pagar
Na lista dos ingredientes que você vai precisar para montar um controle básico de contas a pagar estão:
Ferramenta de controle de contas a pagar
Pode ser por um aplicativo de celular, um sistema informatizado, ou uma planilha eletrônica – o que melhor se encaixar em sua realidade.
Pasta de arquivo de contas a pagar
Podendo ser eletrônica ou física, dependendo se você recebe seus boletos a pagar eletronicamente ou em papel.
Pasta de arquivo de contas pagas
Essa pasta de arquivo de contas pagas também pode ser eletrônica ou física, pelo mesmo motivo anterior.
Relacionamento do contas a pagar com outros controles
Em uma gestão básica de tesouraria, o controle de contas a pagar se relaciona a outros controles financeiros, como:
- Controle de movimentação de caixa
- Controle de movimentação de banco
- Fluxo de Caixa
Modo de uso do contas a pagar
O modo de uso é a forma que você deve estabelecer a rotina de registro das suas contas no controle de contas a pagar. Minha sugestão é a seguinte (nessa ordem):
Cadastre as contas a vencer no controle de contas a pagar
Para isso, você deve informar:
Favorecido
Ou seja, o nome do seu credor. Preciso cadastrar para quem vou pagar. O nível de detalhes depende do controle que você utiliza. Se seu controle for informatizado, certamente poderá acrescentar mais detalhes como CNPJ, endereço, telefone de contato, etc. Isso é muito útil no processo de gestão porque se você precisar entrar em contato com um fornecedor, ou buscar alguma informação, tudo já estará cadastrado no sistema, tornando o acesso à todas essas informações bem mais fácil. No entanto, se seu controle for feito em planilha eletrônica, você só terá condições de registrar informações básicas do fornecedor, como seu nome e talvez seu CNPJ.
Data da geração do valor a pagar
Essa é a data em que aquela despesa foi gerada. Essa data é importante porque possibilita identificar melhor a origem daquele valor. Além disso, essa informação é necessária para o cálculo do ciclo de caixa depois.
Valor
Essa informação também é fundamental. Cabe lembrar que, se compro algo em parcelas, devo registrar o valor de cada parcela a pagar nas respectivas datas de vencimento, pois vou precisar saber quanto tenho que pagar em cada dia ou período.
Número da parcela
Se for possível, inclua essa informação em algum lugar no sistema financeiro ou na planilha. Quando tenho dívidas parceladas, como compras parceladas, financiamentos, etc., é importante saber qual é o número da parcela que estou pagando, para saber se já estou acabando de pagar a dívida ou se ainda faltam muitas parcelas pela frente.
Data de vencimento
É com base na data de vencimento das contas que vou fazer todo o meu planejamento financeiro, pois poderei saber quanto devo pagar em determinada data ou período.
Detalhe adicional
Se seu controle possibilita a adição de outras informações, inclua tudo o que facilita a identificação da despesa, principalmente se o nome do fornecedor em si não indicar do que se trata aquela conta. Pode ser acrescentada uma informação a respeito da natureza da compra, o número da nota fiscal, ou outra informação que seja útil no futuro para que você não precise recorrer novamente ao documento.
Faça os registros relacionados ao contas a pagar no Fluxo de Caixa
Os registros no controle de Contas a Pagar devem também gerar os registros no controle de Fluxo de Caixa. Normalmente os aplicativos, softwares e planilhas eletrônicas são padronizados para fazer esse registro automaticamente. É importante, portanto, que você se certifique dessa automatização, pois, caso contrário, será necessário fazer o registro manual.
Arquive os documentos de contas a pagar
Arquive os boletos e contas a vencer em uma pasta específica (física ou eletrônica – dependendo de como recebe os seus boletos).
Faça a baixa no contas a pagar
Quando fizer o pagamento, processe a baixa no controle de Contas a Pagar, registrando:
Data do Pagamento
Essa informação é extremamente útil por diversos motivos, principalmente em caso de cobrança em duplicidade pelo fornecedor e é fundamental para a gestão do fluxo de caixa da empresa.
Valor do Pagamento
Nem sempre pagamos o valor contratado, principalmente se pagarmos atrasado. Nesse caso, registre o valor real pago, detalhando o que foi referente ao principal e o se referiu a juros e multas.
Registre o pagamento nos outros controles financeiros
Registre o pagamento nos controles de Movimentação de Caixa ou Bancos (dependendo de qual foi a fonte de pagamento) e no Fluxo de Caixa.
Mais uma vez, é preciso que você se certifique se os registros nesses controles são feitos automaticamente pelo seu sistema de controle financeiro, a partir da baixa que você fez no Conta a Pagar. Caso não seja automático, você deverá fazê-los manualmente.
Arquive os documentos de pagamento
Após pago, transfira o boleto da pasta de contas a pagar para a pasta de contas pagas, arquivando junto com ele também o comprovante de pagamento.
Veja que para cada registro no controle de Contas a Pagar, há um arquivo correspondente, em pasta específica. Isso vai te garantir que tudo está registrado e que nada está ficando esquecido, evitando que você perca prazos de vencimento, acarretando juros por atraso nos pagamentos.
Método e rotina de arquivo
Não se esqueça de ter um método e uma rotina de arquivo das contas.
Estabeleça um local (físico ou eletrônico) para arquivo temporário das contas a pagar e outro arquivo para armazenar as contas pagas, assim não tem risco de confusão. Todos no setor devem saber onde as contas a pagar e as contas pagas devem ficar.
O fato mais importante do arquivo é a prática! Não é necessário sofisticação, mas ação! Adote um método que melhor se adapte a você e faça funcionar.
A Análise
A análise das informações registradas no Contas a Pagar será feita no controle de Fluxo de Caixa, que concentrará não só as informações do Contas a Pagar, mas também outros dados, de outros controles financeiros.
Ali no Fluxo de Caixa, o gestor terá uma visão bastante clara da situação geral de caixa da empresa, lhe dando base para tomada de decisão no gerenciamento da tesouraria do negócio.
Durante essa análise do Fluxo de Caixa, o controle de Contas a Pagar (assim como outros controles financeiros) servirá para consulta de detalhes das transações, que eventualmente serão necessárias.
Por que analisar?
Essa análise é importante pois será possível planejar o futuro financeiro da empresa, calcular a necessidade de capital de giro e também avaliar o descasamento entre o Contas a Pagar e o Contas a Receber.
Então, caso ocorram dificuldades de caixa, facilmente será possível verificar quais são os fornecedores chaves, e com base no controle de contas a pagar, a gestão terá mais ferramentas para negociar com eles.
Você também poderá usar essas informações para uma autoavaliação de sua gestão financeira. Por exemplo, se as contas estão sempre sendo pagas com juros, alguma coisa está errada.
Espero ter te ajudado a perceber que nem sempre as coisas mais simples são sem importância. Então, se você ainda não tem esse controle no seu financeiro, mãos à obra!
