Muitos dizem que desejam estabelecer uma rotina de controle financeiro, mas não sabem por onde começar. Para ajudar você a sair da bagunça, vamos listar algumas dicas valiosas para que você estabeleça uma rotina de controle financeiro respondendo à 4 perguntas.
O nome rotina dá arrepios na maioria das pessoas, mas muita coisa do trabalho do financeiro é mecânico, repetitivo e demanda muita ordem para se tornar mais fácil e simples de se fazer.
A rotina transforma-se em hábito. Além disso, uma rotina garante que o trabalho sempre será feito do mesmo jeito, independente de trocas de funcionários.
Mas antes de falar sobre essas rotinas, precisamos falar um pouco sobre quais são as responsabilidades da área financeira de uma empresa, porque muitos acham que se resumem em apenas receber e pagar contas, o que não é verdade. Então, vejamos quais são!
Qual a responsabilidade da área financeira de uma empresa?
A área financeira de uma empresa abrange três campos de atuação:
- Tesouraria: cuida da gestão de caixa da empresa, agregando o controle e gestão do contas a pagar e a receber, do fluxo de caixa e a análise de crédito dos clientes.
- Controladoria: aqui vemos a execução prática do financeiro – o planejamento e controle do orçamento, análise de custos e a contabilidade.
- Fiscal: o fiscal se responsabiliza pelo faturamento, observando e cumprindo a legislação.
Você imaginava que a área financeira cobria tanta coisa? É claro que em uma pequena empresa, a contabilidade, por exemplo, costuma ser contratada. Mas alguém precisa fazer a gestão desse serviço, conferir o cálculo dos impostos para fazer os pagamentos, receber os relatórios e analisá-los (inclusive balanços), revisar a folha de pagamento, etc.
Por isso, vamos começar com essa primeira dica:
1. O QUE? Liste tarefas e atividades necessárias para a rotina do controle financeiro
A primeira coisa é saber o que precisa ser feito, ou seja, é preciso definir quais são as atividades que a área financeira deve realizar e/ou controlar.
Então, liste todas as atividades que devem ser executadas pelo financeiro e pelos terceiros sobre os quais o financeiro tem a responsabilidade de controlar, como por exemplo, a contabilidade quando é feita por escritório fora da empresa. Pense em cada tarefa e inclua tudo nessa lista.
Alguns exemplos seriam: organizar contas da semana, imprimir extratos, digitar informações do financeiro no sistema, fazer conciliação bancária, montar relatório de fluxo de caixa e analisa-lo para ver se a empresa terá condições de honrar com todas as contas à pagar, etc. Pense naquilo que faz parte da realidade do financeiro de sua empresa.
A partir dessa lista, passe para o próximo passo:
Se você não está convencido que precisa de um controle financeiro, veja isso.
2. QUEM? Defina quem faz o quê
Considerando que pequenas empresas tem um quadro bem reduzido de pessoal, é importante ter claramente definido quem faz o quê, qual funcionário é responsável por qual atividade. Aqui você deve incluir também os terceirizados.
Então, depois de definir “o que” e “quem”, vamos para o próximo ponto no processo de definição da rotina do controle financeiro.
3. COMO? Estabeleça controles e relatórios padronizados
Aqui o ponto é como fazer as tarefas que foram definidas anteriormente. Padronize o máximo possível as atividades. Em forma de “checklist”, defina claramente quais são os relatórios base de suas análises, como devem ser preparados, de onde devem ser obtidos e como devem arquivados.
Organização e simplicidade
Quando padronizamos as atividades, não ficamos dependentes de uma única pessoa a respeito da forma de executar as tarefas, como se ela fosse a guardiã da fórmula da coca-cola. Ora, estamos falando da rotina do controle financeiro, deve ser algo simples. Isso não deve ser um “bicho papão” para as pessoas do setor.
É muito comum encontrarmos pequenas empresas que estão com a área financeira completamente desorganizada, e quando perguntamos por que está daquela maneira, a resposta normalmente é: “o funcionário anterior que fazia isso foi demitido e a gente ainda não entendeu muito bem como se deve fazer as atividades do setor”.
Se tudo está organizado e padronizado, todo o setor ganha, não se gasta muito tempo para fazer as atividades, para encontrar um documento, etc., sobrando tempo para executar as atividades principais de análise das informações.
Perceba que isso inclui o arquivo, e quando me refiro a ele, estou considerando os papéis e também os arquivos eletrônicos.
Estabeleça critérios
Então, estabeleça critérios de arquivo, rotinas de backup, para que seja fácil acessar qualquer informação. Se cada vez que for arquivar um documento (seja físico ou eletrônico) você utilizar um critério diferente, ficará impossível encontrar alguma coisa rapidamente.
Planeje bem antes de criar controles
Outro ponto importante a ser observado aqui é que muitas empresas costumam fazer “centenas” de planilha para controlar diversas informações. No final isso fica tão exaustivo, que as pessoas acabam abandonando tais controles.
Então, planeje bem cada controle que você vai fazer. Muitas vezes essas “centenas” de planilhas poderiam ser resumidas em uma ou duas. Se você pensar bem sobre quais informações vai precisar, ao desenvolver uma planilha, poderá concentrar tudo em uma única. Isso é claro, se conseguir manter a coerência e a clareza. Não adianta tentar colocar tudo em uma única planilha, de forma desordenada, e acabar com um “elefante branco” confuso, que ninguém consegue compreender. Desta forma, seja eficiente nesse quesito, atentando-se aos itens essenciais.
Tendo isso definido, podemos seguir em frente.
4. QUANDO? Defina prazos para elaboração dos controles financeiros
Depois que já definiu o que, quem, e como, é hora de definir quando as coisas devem acontecer. Estabeleça prazos para essas rotinas do controle financeiro, e acompanhe o trabalho dos seus funcionários.
Crie sua própria rotina e método de análise e aprovação dos relatórios. Por exemplo, você pode estabelecer que a revisão do fluxo de caixa será feita semanalmente, na manhã de cada segunda feira, para aprovação dos pagamentos da semana. Outra análise mais geral do fluxo de caixa poderá feita mensalmente para ver a performance financeira da empresa e definir ações para melhorá-la.
Avalie e incentive sua equipe
Além das 4 perguntas para organização do financeiro, quero também te deixar uma dica essencial. É fundamental que a equipe sinta que está no caminho certo, que está fazendo aquilo para o qual ela foi demandada. Então, dê um feedback para cada um deles, discuta os resultados.
Seja sábio para fazer as críticas necessárias, quando pontos de melhoria são requeridos, para que você não desanime seus funcionários. Elogie sempre que for merecido. Lembre-se sempre que pessoas motivadas produzem mais e melhor, e quem sai ganhando no final das contas são todos da empresa, inclusive seus donos.
Então crie uma rotina de periodicamente avaliar a atuação de cada funcionário, discutindo com eles se estão aptos para a função, se devem ser treinados ou remanejados. Treinamento é sempre uma forma de incentivo, assim como premiações, que costumam deixar os funcionários motivados e engajados. Acima de tudo, mantenha um ambiente de respeito mútuo, em que seus funcionários se sintam a vontade e livres para se expressar e opinar.
Espero ter ajudado, e que você se sinta mais seguro para implantar a rotina do seu controle financeiro. Se gostou deixa um comentário para a gente. Se tiver alguma dúvida ou algum conteúdo que deseja ver aqui, pode deixar registrado também.
